Chaque entrepreneur est amené à effectuer des dépenses professionnelles qui pourraient être cumulées ou réorganisées afin d’être optimisées. Les dépenses en téléphonie et internet représentent une large part des frais des entreprises, il faut donc opter pour une solution adaptée à ses besoins. Ainsi, la téléphonie sur IP est très sollicitée au sein des TPE-PME pour son aspect économique.

Nombreux sont les forfaits pros disponibles chez les opérateurs français. Mais peu d’entre eux prennent en compte les petites entreprises dans la mise en place de leurs packages (du moins en terme de coût). On retrouve des offres intéressantes sur le marché mais onéreuses pour les petites structures. Lorsque les prix sont intéressants, certaines options ou fonctionnalités sont inexistantes,  et pourtant nécessaires pour les petites entreprises.

81% des minutes de communications internationales passent par l’IP

Selon les données de l’ARCEP* le volume du trafic sur IP bondit de 69% sur un an et la proportion de minutes émises en IP vers les mobiles atteint désormais les 40%. Les nouvelles offres incluant les appels illimités vers les portables y sont certainement pour quelque chose ! Le trafic de voix sur IP représente désormais 81% de l’ensemble des minutes des communications internationales et 63% des minutes des communications nationales vers les postes fixes.

Payer des factures téléphoniques astronomiques n’a rien d’exceptionnel pour les grands groupes, mais pour les petites entreprises, c’est une nécessité d’amoindrir ses dépenses. Ainsi, la téléphonie d’entreprise ou VoIP ou téléphonie sur IP, selon nous, la meilleure solution à adopter. La VoIP fait partie des dépenses télécoms les plus prisées pour les entreprises en 2011 et elles préfèrent ce type de technologie plus adaptée pour répondre à leurs besoins métiers et réduire les coûts.

Des fonctionnalités avancées pour les TPE-PME

La migration vers la téléphonie sur IP offre des opportunités considérables en termes de coût. Avec cette solution, c’est plus de 80% de réduction des factures téléphoniques. Parmi les acteurs du marché de la téléphonie sur IP, axiatel.com a su se démarquer avec des offres tarifaires particulièrement attractives. Cette plate-forme de vente en ligne de solutions télécoms dématérialisées propose des forfaits partir de 4,90 euro HT/mois et par ligne. Alors pourquoi s’en priver !

Les avantages que nous avons notés avec la VoIP d’Axiatel par rapport aux offres packagées comme les Box (que nous voyons se multiplier ces derniers temps !) porte sur le nombre de lignes et les nombreuses fonctionnalités. Il est possible de souscrire jusqu’à 50 lignes téléphoniques. Avec les Box c’est maximum deux lignes… Par ailleurs, les fonctionnalités avancées telles que la portabilité du numéro, la messagerie vocale accessible via un téléphone ou par mail, les statistiques d’appels, le service client disponible, sont autant de services à ne pas manquer.

Les points forts du passage à la VoIP sont aussi : une maintenance facilitée, l’atténuation du phénomène d’écho, des grilles tarifaires des appels externes avantageuses, une réduction de multiples coûts techniques, une reconnaissance des besoins en terme d’assistance, une gestion des attentes, une normalisation des processus.

Le site offre 2 mois d’abonnement sur son service de téléphonie d’entreprise pour tout nouveau client avec un téléphone HD gratuit et un service de standard virtuel offert.

Plus d’informations sur axiatel.com

*ARCEP : Autorité de Régulation des Communications Electroniques et des Postes. Données publiées le 30 juin 2011 sur le 1er trimestre 2011 dans son Observatoire du marché des services de télécommunications

La dématérialisation c’est quoi ?

La possibilité de créer et de transmettre les factures de manière numérique. Gain de temps (grâce au lien direct vers la comptabilité) et d’argent (plus de timbre ni de papier à payer, plus d’archivage à réaliser) cette solution est pourtant encore difficile à mettre en place. Il existe deux possibilités régies par les articles 289 bis et 289-V du CGI : l’EDI et la signature électronique. Dans le premier cas vous devrez faire appel à un prestataire EDI (des sociétés comme Arvensys, Seeburger ou encore La Poste proposent ce genre de services) qui fournira un format de facture structuré dans une norme permettant un traitement automatisé. Dans le second, il vous faudra un prestataire de services de certification (le Ministère de l’Economie préconise La Banque de France et les Notaires de France, mais les partenaires EDI le proposent également) qui authentifiera la transmission de vos factures.

Une solution lourde à mettre en place

Même si le gouvernement a voulu en faciliter l’accès en supprimant la déclaration préalable auprès de l’Administration, ces solutions, très présentes en GD ou dans l’automobile, restent assez lourdes et complexes à mettre en place. Dans les deux cas une acceptation préalable par le destinataire sera nécessaire. Un client = une autorisation. Autant dire que si vous avez beaucoup de clients ces solutions sont inadéquates et finalement elles seront intéressantes si vous avez des partenaires réguliers et un gros volume de factures. Par ailleurs, les formats d’EDI répondent à des normes complexes et il vous faudra un accord d’interéchange  avec vos clients.

Ce qu’il vous reste à faire

Mais ne désespérons pas, de votre côté il reste tout de même quelques opportunités à saisir :
- quand votre facture est réalisée de manière informatique (logiciel de facturation ou simple traitement de texte), vous avez le droit depuis le 11 janvier 2007 de conserver un double de manière électronique à condition que « l’authenticité, l’intégrité et la pérennité du contenu » de la facture soit respectée à l’aide d’un dispositif technique. Concrètement vous pourrez utiliser la signature électronique ou plus simplement un support physique non réinscriptible (CD).
- vous pouvez toujours envoyer vos factures par mail en format PDF pour économiser sur les frais postaux et papiers, mais attention à bien conserver un double papier en interne pour l’Administration fiscale.
Dans tous les cas attention à bien respecter les mentions légales des factures et les règles de conservation (6 ans fiscalement et 10 ans dans le cadre d’un litige commercial).

Et pour finir, petit clin d’œil à Bleu Ciel d’EDF qui promeut en ce moment la facturation électronique à travers sa campagne virale Mission Pitt, dont je ne vous donne pas le lien puisque une clause des Conditions Générales d’Utilisation l’interdit…plus vraiment viral comme campagne du coup !

Vous pouvez télécharger ce logiciel ici et l’essayer gratuitement pendant 40 jours.

«Je prône le tout numérique, je ne quitte pas mon Blackberry et pourtant, je tarde à m’équiper en logiciel de gestion parce que j’attends de changer d’ordinateur et de savoir avec quel OS il fonctionnera.

En attendant, je gère mes relances à l’ancienne, dans un classeur avec un système de post-it très abouti, dans lequel je suis le seul à me retrouver : orange si le paiement a du retard, rouge si la date est vraiment dépassée.  Pour chaque facture, j’indique le numéro, le client, le tarif HT et le TTC, la date,  si c’est payé ou non. Mais la  personne qui vient m’aider pour l’administratif deux fois par mois ne sait pas toujours qui relancer, car certains clients ont différentes entités de facturation, c’est très compliqué.

Je m’agace aussi à transformer mes devis en factures dans mon tableur. Au final, je m’en sors, d’autant plus que je transmets tout à mon Expert-Comptable, mais je sais que ça pourrait être bien plus simple.»

Parmi les avantages du statut d’Auto-Entrepeneur : la possibilité de tenir une comptabilité on ne peut plus simplifiée en mode recettes-dépenses. La gestion de sa toute petite entreprise devient presque un jeu d’enfant. Attention toutefois à bien soigner ses factures, au risque de passer pour un amateur malgré son numéro de Siret.

Des modèles de factures adaptées aux auto-entrepreneurs sont désormais disponibles dans les logiciels EBP Devis et Facturation Pratic 2009 et EBP Devis et Facturation Bâtiment Pratic 2009.