La Compta des Entrepreneurs

Élément incontournable de votre activité et obligation légale, la facture engendre à la fois des coûts de gestion, une charge financière et demande de la place pour l’archivage. Nous serions tentés de réduire ces coûts grâce à la dématérialisation, mais les choses ne sont pas si faciles.

La dématérialisation c’est quoi ?

La possibilité de créer et de transmettre les factures de manière numérique. Gain de temps (grâce au lien direct vers la comptabilité) et d’argent (plus de timbre ni de papier à payer, plus d’archivage à réaliser) cette solution est pourtant encore difficile à mettre en place. Il existe deux possibilités régies par les articles 289 bis et 289-V du CGI : l’EDI et la signature électronique. Dans le premier cas vous devrez faire appel à un prestataire EDI (des sociétés comme Arvensys, Seeburger ou encore La Poste proposent ce genre de services) qui fournira un format de facture structuré dans une norme permettant un traitement automatisé. Dans le second, il vous faudra un prestataire de services de certification (le Ministère de l’Economie préconise La Banque de France et les Notaires de France, mais les partenaires EDI le proposent également) qui authentifiera la transmission de vos factures.

Une solution lourde à mettre en place

Même si le gouvernement a voulu en faciliter l’accès en supprimant la déclaration préalable auprès de l’Administration, ces solutions, très présentes en GD ou dans l’automobile, restent assez lourdes et complexes à mettre en place. Dans les deux cas une acceptation préalable par le destinataire sera nécessaire. Un client = une autorisation. Autant dire que si vous avez beaucoup de clients ces solutions sont inadéquates et finalement elles seront intéressantes si vous avez des partenaires réguliers et un gros volume de factures. Par ailleurs, les formats d’EDI répondent à des normes complexes et il vous faudra un accord d’interéchange  avec vos clients.

Ce qu’il vous reste à faire

Mais ne désespérons pas, de votre côté il reste tout de même quelques opportunités à saisir :
- quand votre facture est réalisée de manière informatique (logiciel de facturation ou simple traitement de texte), vous avez le droit depuis le 11 janvier 2007 de conserver un double de manière électronique à condition que « l’authenticité, l’intégrité et la pérennité du contenu » de la facture soit respectée à l’aide d’un dispositif technique. Concrètement vous pourrez utiliser la signature électronique ou plus simplement un support physique non réinscriptible (CD).
- vous pouvez toujours envoyer vos factures par mail en format PDF pour économiser sur les frais postaux et papiers, mais attention à bien conserver un double papier en interne pour l’Administration fiscale.
Dans tous les cas attention à bien respecter les mentions légales des factures et les règles de conservation (6 ans fiscalement et 10 ans dans le cadre d’un litige commercial).

Et pour finir, petit clin d’œil à Bleu Ciel d’EDF qui promeut en ce moment la facturation électronique à travers sa campagne virale Mission Pitt, dont je ne vous donne pas le lien puisque une clause des Conditions Générales d’Utilisation l’interdit…plus vraiment viral comme campagne du coup !

Depuis six mois, les développeurs d’EBP travaillaient en collaboration avec des auto-entrepreneurs pour leur concevoir un logiciel sur mesure. Le voici en avant première : il s’appelle EBP Auto-Entrepreneur Pratic 2010 et répond pleinement aux obligations des auto-entrepreneurs : devis, factures, mentions légales, livre achats-recettes… La preuve en images !

Vous pouvez télécharger ce logiciel ici et l’essayer gratuitement pendant 40 jours.

A l’ère du tout numérique, certains entrepreneurs tiennent encore leur compta dans une boîte à chaussures, ou presque. C’est le cas de Vincent Girard, DG de l’agence Adok , qui a mis au point un savant système de relances clients :

«Je prône le tout numérique, je ne quitte pas mon Blackberry et pourtant, je tarde à m’équiper en logiciel de gestion parce que j’attends de changer d’ordinateur et de savoir avec quel OS il fonctionnera.

En attendant, je gère mes relances à l’ancienne, dans un classeur avec un système de post-it très abouti, dans lequel je suis le seul à me retrouver : orange si le paiement a du retard, rouge si la date est vraiment dépassée.  Pour chaque facture, j’indique le numéro, le client, le tarif HT et le TTC, la date,  si c’est payé ou non. Mais la  personne qui vient m’aider pour l’administratif deux fois par mois ne sait pas toujours qui relancer, car certains clients ont différentes entités de facturation, c’est très compliqué.

Je m’agace aussi à transformer mes devis en factures dans mon tableur. Au final, je m’en sors, d’autant plus que je transmets tout à mon Expert-Comptable, mais je sais que ça pourrait être bien plus simple.»

Parmi les avantages du statut d’Auto-Entrepeneur : la possibilité de tenir une comptabilité on ne peut plus simplifiée en mode recettes-dépenses. La gestion de sa toute petite entreprise devient presque un jeu d’enfant. Attention toutefois à bien soigner ses factures, au risque de passer pour un amateur malgré son numéro de Siret.

Des modèles de factures adaptées aux auto-entrepreneurs sont désormais disponibles dans les logiciels EBP Devis et Facturation Pratic 2009 et EBP Devis et Facturation Bâtiment Pratic 2009.

En plus des éléments obligatoires habituels à porter sur une facture, l’Auto Entrepreneur doit mentionner des éléments spécifiques. Il devra entre autre indiquer la mention suivante : « Dispensé d’immatriculation au registre du commerce et des sociétés (RCS) et au répertoire des métiers (RM) » en dessous de ses coordonnées.

Par ailleurs, ce statut ne permettant pas de collecter de la TVA ni de la déduire, la facture indiquera un montant HT uniquement, suivi de la mention « TVA non applicable, art. 293 B du CGI ». Toutes ces obligations sont gérées par le logiciel EBP Devis et Facturation Pratic 2009. Pour se faire il suffira de  paramétrer votre facture et d’ajouter les mentions légales. Concernant la TVA indiquez simplement TVA à O% dans votre facture.

Edit du 26 mars 2009 : les logiciels EBP Devis et Facturation Pratic 2009, EBP Gestion Commerciale 2009 et l’application en ligne Itool F@acto intègrent désormais des modèles de factures pour les auto-entrepreneurs.