La Compta des Entrepreneurs

Vous souhaitez faire du tri dans vos classeurs ou réorganiser votre archivage. Bonne idée, mais attention à respecter les délais de conservation imposés par la loi. Alors voici un petit point sur les principaux documents :

• les factures clients et fournisseurs : 10 ans à compter de la clôture de l’exercice
• les livres et registres comptables : 10 ans à compter de la clôture du livre ou registre
• les comptes annuels (bilans, comptes de résultat et annexes) : 10 ans à compter de la clôture de l’exercice considéré
• les bulletins de paie : 5 ans à compter de leur établissement

Vous retrouverez plus de détails et les textes applicables sur le site de la CCIP ou sur aide-courrier.com.

Quant aux risques encourus, le Code général des impôts prévoit une amende de 1 500 euros en cas de destruction avant les délais prescrits. Par ailleurs, si le contrôleur est dans l’incapacité de réunir les éléments, celle-ci peut s’élever à 25 000 euros.

Connaissez-vous les pépinières entreprises ? Ces réseaux proposent aux entreprises de se lancer sans dépenser des fortunes en frais de fonctionnement. L’APCE les définit comme telle : « La pépinière d’entreprises est une structure d’accueil, d’hébergement, d’accompagnement du porteur de projet et de la jeune entreprise. Elle permet ainsi de favoriser la réussite des nouvelles entreprises en réduisant les obstacles liés au démarrage de l’activité. »

Concrètement l’hébergement est proposé à moindre coût et les équipements et services sont mutualisés avec les autres entreprises basées dans la pépinière (secrétariat commun, équipement partagé…). Généralement, ils demandent de payer un loyer très modéré (contrat de bail précaire) et un forfait service pour l’accès aux équipements.

Ajoutez à cela une aide non négligeable puisque la pépinière accompagne le créateur sur le plan comptable ou juridique et facilite son intégration au tissu local à travers un réseau de partenaires locaux. Elle propose également  des formations et prépare à sa sortie de la pépinière. Au delà de l’aspect matériel et de soutien, cette solution apporte une réelle stimulation de par les échanges possibles avec d’autres créateurs. Mais les places sont comptées et il faut passer devant un comité d’agrément pour y avoir droit. Alors avant de contacter une pépinière, rédigez votre projet avec soin !

Pour illustrer  ce billet, voir les témoignages dans ce reportage de TéléToulouse :

Élément incontournable de votre activité et obligation légale, la facture engendre à la fois des coûts de gestion, une charge financière et demande de la place pour l’archivage. Nous serions tentés de réduire ces coûts grâce à la dématérialisation, mais les choses ne sont pas si faciles.

La dématérialisation c’est quoi ?

La possibilité de créer et de transmettre les factures de manière numérique. Gain de temps (grâce au lien direct vers la comptabilité) et d’argent (plus de timbre ni de papier à payer, plus d’archivage à réaliser) cette solution est pourtant encore difficile à mettre en place. Il existe deux possibilités régies par les articles 289 bis et 289-V du CGI : l’EDI et la signature électronique. Dans le premier cas vous devrez faire appel à un prestataire EDI (des sociétés comme Arvensys, Seeburger ou encore La Poste proposent ce genre de services) qui fournira un format de facture structuré dans une norme permettant un traitement automatisé. Dans le second, il vous faudra un prestataire de services de certification (le Ministère de l’Economie préconise La Banque de France et les Notaires de France, mais les partenaires EDI le proposent également) qui authentifiera la transmission de vos factures.

Une solution lourde à mettre en place

Même si le gouvernement a voulu en faciliter l’accès en supprimant la déclaration préalable auprès de l’Administration, ces solutions, très présentes en GD ou dans l’automobile, restent assez lourdes et complexes à mettre en place. Dans les deux cas une acceptation préalable par le destinataire sera nécessaire. Un client = une autorisation. Autant dire que si vous avez beaucoup de clients ces solutions sont inadéquates et finalement elles seront intéressantes si vous avez des partenaires réguliers et un gros volume de factures. Par ailleurs, les formats d’EDI répondent à des normes complexes et il vous faudra un accord d’interéchange  avec vos clients.

Ce qu’il vous reste à faire

Mais ne désespérons pas, de votre côté il reste tout de même quelques opportunités à saisir :
- quand votre facture est réalisée de manière informatique (logiciel de facturation ou simple traitement de texte), vous avez le droit depuis le 11 janvier 2007 de conserver un double de manière électronique à condition que « l’authenticité, l’intégrité et la pérennité du contenu » de la facture soit respectée à l’aide d’un dispositif technique. Concrètement vous pourrez utiliser la signature électronique ou plus simplement un support physique non réinscriptible (CD).
- vous pouvez toujours envoyer vos factures par mail en format PDF pour économiser sur les frais postaux et papiers, mais attention à bien conserver un double papier en interne pour l’Administration fiscale.
Dans tous les cas attention à bien respecter les mentions légales des factures et les règles de conservation (6 ans fiscalement et 10 ans dans le cadre d’un litige commercial).

Et pour finir, petit clin d’œil à Bleu Ciel d’EDF qui promeut en ce moment la facturation électronique à travers sa campagne virale Mission Pitt, dont je ne vous donne pas le lien puisque une clause des Conditions Générales d’Utilisation l’interdit…plus vraiment viral comme campagne du coup !